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Assistente Virtual – Uma Profissão para o Futuro

Assistente virtual

O nível de autonomia que possuímos sobre a gestão do nosso próprio trabalho contribui grandemente para o nosso grau de satisfação laboral.

O poder de decidir pormenores aparentemente simples, como a ordem de execução das tarefas, o horário destinado ao cumprimento das responsabilidades profissionais ou, até, o local onde se executam as funções requeridas, é algo que não tem preço.

À medida que o progresso tecnológico nos proporciona cada vez mais ferramentas que facilitam o trabalho à distância, surgem novas formas laborais distintas das tradicionais. Estas formas inovadoras de estar no trabalho podem ainda causar alguma estranheza nas mentes mais conservadoras, mas exercem um considerável poder de atração sobre as personalidades mais arrojadas.

A mulher que procura a sua independência e que quer ser dona do seu tempo encontra na assistência virtual uma opção muito interessante. Se a secretária tradicional vivia condicionada por um local de trabalho determinado e por horários e funções rígidos, a assistente virtual tem margem de manobra para decidir como, quando e onde quer trabalhar.

Para conhecer melhor esta realidade, conversámos com a Sílvia Valente (SNV – Secretariado Virtual) e a Gisela Santos (2Gather), duas assistentes virtuais que partilharam connosco os segredos desta profissão que atrai cada vez mais mulheres.

Sílvia Valente

O que é o secretariado virtual?

O secretariado virtual é um serviço de secretariado prestado remotamente, ou seja, à distância. A secretária ou assistente virtual presta estes serviços, que podem incluir diferentes tipos de tarefas, sem estar fisicamente no mesmo local que a(s) pessoa(s) para quem trabalha. Hoje em dia, com as facilidades tecnológicas que existem, já não há necessidade de contratar uma secretária a tempo inteiro logo no arranque do negócio. O/a empreendedor/a pode ter alguém a apoiá-lo/a nas questões administrativas apenas durante o número de horas que efetivamente necessita, sem se preocupar com gastos extra como seguros ou segurança social.

Como descobriste esta atividade?

Eu trabalhei muitos anos na área de recursos humanos, estando ligada à gestão e coordenação da formação. Nesta área, o trabalho que se faz é bastante administrativo, já que envolve muita burocracia. Quando esse projeto terminou, comecei a procurar alternativas que me permitissem ser eu a gerir o meu tempo e, em simultâneo, fazer o que gosto. Foi aí que comecei a encontrar informação sobre as assistentes/secretárias virtuais. É uma profissão que noutros mercados, como o dos Estados Unidos, já tem muitos adeptos e que está agora a começar a crescer em Portugal e no Brasil. Pouco tempo depois, fiquei a conhecer um programa de formação específico para assistentes virtuais aqui em Portugal, promovido pela Catarina Louçada e pela Ana Santos. Com elas, aprofundei alguns conhecimentos que, de forma quase autodidata, tinha vindo a adquirir.

Como te lançaste nesta atividade?

Quando comecei a investigar sobre esta atividade, comecei também a procurar anúncios e foi assim que consegui a minha primeira cliente. Depois de frequentar a formação, e com mais conhecimentos, comecei a apresentar-me junto de potenciais clientes, dando-lhes a conhecer os meus serviços e mostrando-lhes como os poderia ajudar.

Gisela Santos

Quais os teus principais desafios enquanto secretária virtual?

Os principais desafios passam muito por ganhar a confiança dos meus potenciais clientes. Os empresários portugueses têm dificuldade em confiar no trabalho de uma pessoa que não está perto deles. Para eles torna-se mais difícil de perceber e controlar se o trabalho está a ser bem feito, e no timing definido.

Mas se pensarmos em termos de produtividade, é muito mais vantajoso contratar o número de horas de serviço necessário, pois a Assistente Virtual vai dedicar-se a cumprir o que foi delineado durante aquele período de tempo específico.

Quais as tuas maiores conquistas enquanto secretária virtual?

As principais conquistas têm sido perceber que os meus clientes confiam no meu trabalho e que o recomendam. Estas recomendações fizeram com que tivesse que começar a criar uma equipa para trabalhar comigo e expandir o meu negócio.

A Assistência Virtual é o futuro para grande parte das empresas, e quanto mais cedo começarem a contratar este tipo de serviços, mais rentabilidade começam a ter.

Um funcionário a tempo inteiro tem uma carga de custos associados bastante elevada (subsídios de férias, de natal, segurança social, seguros, material de trabalho e necessidade de espaço físico). A contratação de Assistência Virtual apenas tem o custo do valor hora contratualizado, ou seja, o cliente paga apenas pelo número de horas trabalhadas.

Quem pode beneficiar da colaboração de uma secretária virtual – quem são os clientes?

Os clientes são principalmente freelancers e pequenas e médias empresas. São todos aqueles que necessitam dos serviços que a assistência virtual fornece, e que não têm possibilidade ou disponibilidade para contratar um funcionário fixo. Desde médicos que necessitam de quem gira e marque consultas, a imobiliárias que precisam de quem agende reuniões e marque visitas, a espaços de belezas e estética que necessitam de ajuda com marcações e contabilidade, a empresas de eventos que precisam de incluir parceiros nos seus serviços. No fundo, qualquer atividade e qualquer empresário necessita de apoio no seu negócio.

Que conselhos dás a quem quer iniciar esta atividade?

Acima de tudo perseverança, empenho e paixão pelo que faz. Não é fácil entrar neste mercado, e nem toda a gente tem aptidão para este tipo de trabalho. A tendência é achar que é algo fácil e que toda a gente faz. Mas não é bem assim. Só se consegue fidelizar um cliente se o trabalho for realmente bom.

É necessário que percebam que o empenho e a qualidade do trabalho é essencial, porque o cliente que compra este tipo de serviços já está a comprar algo diferente, está a confiar numa pessoa cujo trabalho não conhece. O facto de não estar cara à cara com a assistente virtual é um handicap.

A Assistência Virtual está a crescer em Portugal, e daqui a uns tempos vai ser muito fácil encontrar este tipo de serviços. O mais difícil vai ser encontrar quem o faça realmente bem e com dedicação ao cliente.

Leia a reportagem completa na nossa Revista Digital:

Fotografia de Nathan Dumlao no Unsplash

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