Gestão do tempo

Sabia que é possível comprar tempo?

A Gestão de Tempo é um assunto cada vez mais falado nos dias de hoje. Gerir um negócio, uma casa, uma família e ainda ter tempo para a vida pessoal torna-se quase impossível quando não se gere bem o tempo. Quantas vezes não ouve a frase “precisava que o meu dia tivesse 48 horas”?

Pois bem, dou-lhe um exemplo: eu sou empresária, mulher e mãe de dois filhos.

Tenho tempo para mim, para a minha família, para o meu negócio e para o negócio dos meus clientes. Sou Assistente Virtual, presto serviços a freelancers e pequenas e médias empresas, de forma remota.

Mas será que são mesmo serviços que o meu cliente compra? No fundo, o meu cliente compra-me Tempo. Ao delegar-me tarefas, ele está a ter mais tempo. Tempo para si e para o seu negócio.

As principais dificuldades na Gestão de Tempo e como as ultrapassar

A gestão do tempo requer muita disciplina, no entanto, existem três barreiras principais que levam a que o tempo que temos não seja suficiente para a realização das tarefas do dia-a-dia.

Perfeccionismo
Quanta vezes não está a fazer uma tarefa e quando termina acha que algo não está bem? Quantas vezes já deu por si a corrigir vezes sem conta algo que sempre esteve correto desde o início, mas que, na sua perspetiva, falta sempre um detalhe? O perfecionismo prende-se com a falta de perspetiva em perceber quando uma tarefa está terminada.

Como pode contrariar esta tendência?

1. Estabelecendo prazos e pensando nas consequências se não tiver a tarefa terminada a tempo.
2. Programe tarefas que se seguem àquela que está a realizar, de forma a compromete-se com o prazo.
3. Foque-se no que é necessário para realizar a tarefa de forma a realizá-la bem, mas sem se preocupar em aperfeiçoar todos os detalhes.
4. Resista à tentação de que sabe tudo. Assuma que não sabe, em vez de andar à procura de respostas que lhe roubam tempo.
5. Não se preocupe com o que os outros pensam sobre si ou sobre aquilo que faz. Gaste o seu tempo a fazer o melhor que sabe e consegue.

Procrastinação
Alguma vez adiou uma tarefa ou um compromisso importante porque não lhe apetecia ou porque não gostava?
Pois bem, a procrastinação tem a ver com o adiamento de algo, mesmo sabendo que, mais cedo ou mais tarde, terá que ser feito. Existem várias razões que nos levam a procrastinar. A preguiça, a insegurança, a má gestão de tempo,ou o simples facto de não gostarmos de fazer uma tarefa.

Como podemos combater esta dificuldade?

1. Realizando tarefas desagradáveis no seu momento mais produtivo do dia, ou dividindo o trabalho em pequenas partes ou tarefas.
2. Poderá também optar por focar-se nos objetivos (ter mais tempo livre, estar com a família, ter mais rentabilidade no seu negócio) de forma a conseguir motivação interna para a realização da tarefa.
3. Outra estratégia passa por definir um prazo para o término da tarefa.
4. E se achar que não consegue iniciar ou realizar uma tarefa sozinho, peça ajuda, verá que se torna muito mais fácil.

Interrupções
Já alguma vez deu por si a realizar uma tarefa e a ser constantemente interrompida, ao ponto de não a conseguir terminar a tempo? Esta é talvez a barreira na gestão de tempo que afeta mais pessoas no seu dia-a-dia. Existem algumas formas de evitar as interrupções indesejadas:

1. Desligar as notificações de chegada de novos emails,.
2. Estabelecer horários para ver os emails e atender chamadas ao longo do dia.
3. Dizer que “Não” quando a tarefa pode ser feita por outra pessoa, quando pode ser realizada mais tarde, quando é insignificante ou quando simplesmente não a quer fazer.
4. Eliminar distrações como as redes sociais ou chats, a menos que sejam ferramentas importantes para o seu trabalho.
5. E, por último, faça um registo das interrupções e uma avaliação das mesmas para, de futuro, poder minimizá-las.

Delegar

A delegação de tarefas é uma ferramenta vital na gestão do tempo. Quantas vezes já disse algo como: “é mais rápido se eu fizer sozinha”; “não quero sobrecarregar os outros”; “ele não faz tão bem como eu”?

Quando queremos delegar tarefas, devemos fazê-lo de forma eficaz para que as mesmas sejam bem-sucedidas. Em primeiro lugar, devemos decidir quem é a pessoa mais adequada para delegar o trabalho. Depois, devemos definir a tarefa com clareza, e, por fim, estabelecer um prazo para a realização da mesma.

Assuma que não tem tempo fazer tudo sozinha e que há tarefas que pode delegar. É por isso que a assistência virtual é cada vez mais uma realidade, pois grande parte dos empresários tem necessidade de delegar tarefas que não gosta de fazer, que não está apto a fazer ou que, simplesmente, não tem tempo para realizar.

Uma assistente virtual que consiga colmatar aquilo que o cliente necessita é um valor acrescentado para o negócio do cliente. Desta forma, o cliente não compra apenas tempo, compra tempo de qualidade.

Faça uma lista daquilo que considera que pode ser feito por outra pessoa, escolha uma assistente virtual que julgue ser a pessoa indicada para colmatar as suas necessidades, e delegue.

Gisela Santos

Sou Assistente Virtual e dou apoio a freelancers e pequenas e médias empresas em diversas áreas. O que me motivou a seguir esta área foi a vontade de criar um serviço de apoio especializado e dedicado a cada cliente, de acordo com as suas necessidades específicas.

E foi desta vontade que nasceu a 2Gather – Consultoria e Assistência Virtual.

Sou licenciada em Psicologia e tenho um percurso de mais de 10 anos na área de Recursos Humanos, onde geri várias equipas de trabalho e trabalhei com muitos clientes de forma remota. Os anos de experiência na Área Comercial, em Gestão de Eventos e em Formação, concederam-me várias competências inerentes a estas áreas.

Atualmente, como Assistente Virtual, presto serviços na área administrativa, recursos humanos, área comercial e eventos.

Email:geral@2gather.pt