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3 Dicas para delegar trabalho com eficiência

Quantos de nós não pensámos já em como seria bom termos alguém para nos ajudar no nosso negócio? Fosse com tarefas para as quais não temos tempo, que não sabemos executar ou até que não gostamos de fazer.

Mas, da mesma forma que este pensamento chega, os constrangimentos em redor da delegação de tarefas são tantos que é recorrente os empreendedores acabarem por assumir, eles próprios, todos os papéis necessários nos seus negócios. O sentimento mais comum é que dá mais trabalho delegar (planear, ensinar e monitorizar) do que continuarem a fazer tudo.

É normal termos este amor e ligação ao nosso negócio – quem o vai compreender como nós? Como vai uma outra pessoa, fora da nossa cabeça, fazer as coisas certas?

Todas estas perguntas e sentimentos são normais – apenas quem empreende e tem o seu próprio negócio compreende o esforço, o trabalho e as horas investidas a fazer com que tudo funcione – e isto cria uma ligação muito, muito estreita com o que criamos.

Depois, chega a hora de dar mais um passo e ver o nosso negócio crescer… e isto normalmente só acontece com ajuda.

Escrevo este artigo por estas questões serem comuns, por um lado a quem constrói um negócio, mas também por serem parte do dia a dia de um Assistente Virtual.

Ter algumas dicas presentes poderá ser útil na hora de tomar uma decisão quanto a encontrar ajuda e saber por onde começar no que diz respeito a delegar.

Perceber o nosso estilo de delegação

Este ponto é o essencial para que a relação com alguém que nos vai ajudar resulte, pois é daqui que vamos perceber como vamos querer construir esta relação.

Queremos ir dando tarefas à outra pessoa para que ela as vá executando à medida que precisamos de alguma coisa (e guardamos para nós toda a autonomia na delegação)?

Ou será que preferimos explicar a quem nos vai ajudar qual o resultado que pretendemos obter e entregamos o processo esperando a entrega de um resultado (dando a quem nos está a ajudar toda a autonomia)?

Isto é algo que está intimamente ligado a quem somos e como gostamos de trabalhar e vai ditar qual a melhor pessoa para nos ajudar – podemos dizer que é neste ponto que está a base e a compatibilidade desta relação.

Ter os processos do nosso negócio claros

Este ponto é essencial. Podemos até não ter tudo estruturado, mas se for esse o caso, sugiro que se faça um «desenho» ou uma lista de tudo o que envolve o nosso negócio.

Quais são todas as tarefas que são executadas e referem-se a quê?

Isto vai ajudar a ter clareza quanto a tudo o que temos em mãos, todas as tarefas que executamos e ainda as que podem vir a ser executadas no nosso negócio. Daqui, podemos então partir para a divisão entre as tarefas que têm mesmo que continuar a ser feitas por nós (ou queremos que assim seja) e quais as que estamos prontos a delegar.

Com isto fazemos um grande favor ao nosso negócio (fica organizado estruturado) e ainda conseguimos ter tudo preparado para a hora em que decidimos que vamos começar a delegar tarefas.

Follow-up e feedback

Qualquer projeto ou parceria apenas funciona se todos estivermos alinhados quanto a expectativas e resultados. Daí ser essenciais fazerem-se checkpoints regulares sobre o progresso do trabalho.

Numa fase inicial para perceber se há dificuldades, dúvidas ou até necessidade de algum apoio adicional e, posteriormente, para assegurar que as coisas estão a ser feitas nos timings acordados.

Nestas reuniões – que podem ser curtas – outra parte essencial é o feedback, pois é este que vai guiar quem nos está a ajudar. Dizermos do que estamos a gostar e o que consideramos não estar a funcionar é importante não só para que a pessoa que nos está a dar apoio saiba em que ponto é que está, mas também para assegurar que as coisas continuam a correr como esperamos.

A delegação de tarefas é mais complexa do que aparenta – requer confiança, uma boa capacidade de comunicação e, também, de coordenação.

Talvez por não ser tão fácil quanto se pensa, a delegação é muitas vezes adiada e outras tantas acaba por não funcionar como se gostaria. Devemos ter noção que quem contratarmos não será uma extensão de nós próprios – como em tudo tem que haver compatibilidade, no entanto, convido-vos a manter a mente aberta e ver que isso poderá ser bom e trazer também uma riqueza adicional ao nosso mundo – teremos alguém a olhar também para o nosso negócio e isso poderá fazer com que vejamos coisas que até então nos passariam despercebidas.

Aqueles que escolhemos para nos ajudarem no nosso negócio, trabalham connosco (e não para nós) na prossecução de um mesmo objetivo – tornam-se nossos parceiros.

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