Comunicação empresarial interna

A comunicação tem vindo a sofrer alteração ao longo dos tempos. Anteriormente, a principal preocupação das empresas era passar uma boa imagem para o exterior, sem se preocupar muito com os seus colaboradores.

Hoje em dia, nota-se que a comunicação é feita de forma integrada, pois é dada importância tanto ao meio exterior como ao interior. Os gestores e líderes de equipas começaram a perceber que a comunicação deve ser feita de dentro para fora, pois havendo melhor comunicação interna, todos contribuem para que a comunicação externa seja mais eficaz.

A comunicação deve estar alinhada com as estratégias, valores e objetivos da empresa, e é fundamental que haja um bom plano de comunicação.

A comunicação empresarial interna tem como objetivo informar o público interno sobre os mais diversos assuntos da empresa, de modo a estabelecer um clima de confiança e de transparência. É o que permite que os colaboradores trabalhem de forma conjunta e alinhada aos objetivos da empresa, criando uma cultura organizacional positiva.

Fluxos de Comunicação e Ferramentas

Existem vários fluxos de comunicação dentro das empresas, mas os que mais se observam são o descendente, o ascendente e o lateral.

A comunicação descendente é aquela que ocorre dos cargos mais altos para os mais baixos. É o que permite orientar, informar e instruir os colaboradores.

O fluxo de comunicação ascendente deriva dos trabalhadores para os seus superiores. Normalmente, é neste tipo de comunicação que se obtém feedback dos colaboradores.

A comunicação lateral ou horizontal é a que ocorre entre os colaboradores do mesmo nível hierárquico e setor. É um tipo de comunicação que favorece a rápida colaboração e coordenação entre equipas.

A eficiência da comunicação interna só é alcançada quando ocorre de forma clara e transparente. Para tal, é necessário que a empresa recorra a várias técnicas e ferramentas de comunicação.

Ao adotar ferramentas de comunicação interna, a empresa aperfeiçoa a realização de tarefas, obtendo uma maior produtividade.

Podem ser utilizados vários tipos de ferramentas como: relatórios, folhetos, emails, questionários, intranet, telefone, videoconferências, apresentações formais, workshops, etc.

Obstáculos de uma boa Comunicação

Uma comunicação eficaz pressupõe que os destinatários compreendam corretamente as mensagens transmitidas. Existem algumas barreiras de comunicação que não deixam que a mensagem seja percebida na sua totalidade, ou que não permitem que seja passada de forma correta. Essas barreiras são essencialmente três: técnicas, de linguagem e psicológicas.

As barreiras técnicas são aquelas que estão relacionadas com o tempo (um atraso na comunicação de algo pode influenciar todo um processo), o excesso de informação (informação excessiva faz com que a mensagem não seja passada da forma mais clara) e a diferença cultural (o que é importante numa cultura pode não ser tão importante noutra e por isso, a comunicação pode tornar-se menos eficaz)

As barreiras de linguagem referem-se essencialmente ao vocabulário utilizado e à semântica. A comunicação deve ser sempre adequada ao público-alvo para quem estamos a comunicar, senão corremos o risco da mensagem não ter a mesma pertinência. Deve-se ter também atenção à linguagem técnica de certos meios ou negócios, quando estamos a falar com pessoas que não sejam da mesma área.

As barreiras psicológicas referem-se à distorção da informação, o que, por vezes, afeta o relacionamento entre as pessoas. Entre estas formas de distorção estão a tendência para se ouvir aquilo que se espera e não o que realmente nos está a ser dito; as diferenças de perceção em que pessoas diferentes, com experiências diferentes podem percecionar a mesma mensagem de forma diferente; o stress que faz com que as pessoas não percecionem a mensagem de forma correta.

Comunicação eficaz e os seus benefícios

Existem alguns aspetos de relevo numa boa comunicação. O comunicador só conseguirá ter sucesso com o seu público interno se tiver as ferramentas necessárias.

Comunicar eficazmente pressupõe a existência de algumas particularidades como: a empatia, o saber ouvir, a observação ou a linguagem corporal.

A empatia é a capacidade de nos identificarmos com os pensamentos e sentimentos da outra pessoa. Não precisamos de concordar com ela, apenas precisamos de perceber o porquê da pessoa falar e agir de determinada forma.

O saber ouvir é uma das ferramentas mais importantes da comunicação. Só conseguimos comunicar corretamente se ouvirmos o que o outro nos está a dizer.

A capacidade de observação é também um fator importante, pois observar quem nos rodeia permite-nos conhecer melhor a pessoa e adaptar a comunicação à mesma.

A linguagem corporal é toda a comunicação que é feita por gestos, movimentos e expressões faciais. Através deste tipo de linguagem é possível perceber o estado de espírito da pessoa e interpretar melhor a mensagem que nos pretende passar.

É de extrema importância reunir com os colaboradores, passar feedback e informação necessária. Para tal, é essencial ouvir o que a sua equipa tem a dizer, pedir sugestões e explicar as estratégias e objetivos da empresa.

Utilizando uma boa comunicação interna é possível atingir certos objetivos, tais como:

1 – Aumento a produtividade – colaboradores bem informados sabem exatamente as tarefas que necessitam de realizar, a forma de as fazer e o prazo para as terminar.

2 – Melhoria do ambiente de trabalho – mantendo os funcionários informados sobre a realidade da empresa evitam-se rumores e especulações.

3 – Aumento do sentimento de pertença – valorizar as opiniões dos colaboradores, pedir feedback e sugestões faz com que se sintam mais integrados e valorizados.

4 – Diminuição da taxa de rotatividade da empresa – colaboradores mais satisfeitos esforçam-se por corresponder aos desafios e por prestar um bom trabalho.

5 –  Equipa de trabalho alinhada nos mesmos propósitos – trabalham de acordo com os mesmos valores, a mesma missão e a estratégia do negócio.

6 –  Melhoria da imagem da empresa – mostrar que se preocupa com os funcionários e com a sua opinião destaca a sua imagem externamente.

É fundamental o êxito da comunicação empresarial interna para que a empresa passe uma boa imagem para o exterior, e ganhe mais visibilidade e credibilidade.

Gisela Santos – Assistente Virtual

Sou Assistente Virtual e ajudo empresários a terem mais tempo e sucesso no seu negócio. O que me motivou a seguir esta área foi a vontade de criar um serviço de apoio especializado e dedicado a cada cliente, de acordo com as suas necessidades específicas. E foi desta vontade que nasceu a 2Gather – Consultoria e Assistência Virtual.

Sou licenciada em Psicologia e tenho um percurso de mais de 10 anos na área de Recursos Humanos, onde geri várias equipas de trabalho e trabalhei com muitos clientes de forma remota. Os anos de experiência na Área Comercial, em Gestão de Eventos e em Formação, concederam-me muitas competências inerentes a estas áreas.

Atualmente, como Assistente Virtual, presto serviços na área administrativa, gestão e criação de conteúdos para Redes Sociais, recursos humanos, área comercial e eventos.

Email:geral@2gather.pt