A Importância da Organização no empreendedorismo

No mundo do empreendedorismo a vida é agitada. As ideias pipocam na nossa cabeça, as responsabilidades são quase demasiadas para contar e os desafios parecem multiplicar-se. Como lidar com isto?

Se há algo que diferencia uma empreendedora bem-sucedida da que se perde no caminho é a sua capacidade de organização. A organização de um negócio é a estrutura base de qualquer projeto que realizamos e que pretendemos ver crescer e prosperar.

Tal como na história dos três porquinhos a estrutura das suas casas foi determinante para a sua sobrevivência, também os alicerces do negócio são fundamentais para que este consiga aguentar os abalos e as “dores de crescimento”.

Empreender não é fácil. Exige foco, resiliência e capacidade de gerir o tempo, os recursos e as tarefas que vão surgindo. Sem esta gestão o caos toma conta e passamos mais tempo a “apagar fogos” do que a lutar para que o negócio prospere.

Mas como como criar hábitos e sistemas que impulsionem o negócio em vez de o estagnar? Vamos explorar um bocadinho como a organização pode ser a chave para o sucesso.

Porque é que a organização é essencial no empreendedorismo?

Antes de partirmos para as dicas, é importante que entendamos porque é que a organização é tão fundamental. Quando temos processos e procedimentos claros desde o primeiro dia conseguimos ligar de forma mais eficaz e eficiente com as demandas do dia-a-dia e isso traz inúmeros benefícios:

• Aumento da produtividade: Se perdermos menos tempo à procura de informação, ganhamos tempo para nos focarmos no mais importante.
• Redução do stress: Quando sabemos e conseguimos resolver os problemas de forma clara e fluída, a sobrecarga é menor e a qualidade da nossa saúde mental também.
• Decisões mais acertadas: Com uma visão mais abrangente e a longo prazo, as decisões que tomamos vão seguir um caminho mais alinhado com o que pretendemos, diminuindo a possibilidade de termos de recuar tantas vezes.
• Escalabilidade do negócio: Sem processos definidos, o crescimento será uma dor gigantesca. Cada cliente novo ou cada novo colaborador passam a ser um entrave em vez de uma rampa…. Delegar torna-se uma tarefa hercúlea, a frustração de formar e ser formado acumula, as tarefas tornam-se repetitivas…

Poderia enumerar muitos mais benefícios, mas acho que já dá para começar a ter uma ideia dos principais. E agora que entendemos o “porquê”, vamos ao…

Como organizar o nosso negócio de forma mais eficaz?

Algumas dicas práticas para transformar o teu negócio:

1. Planeia – “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve.” Se não tivermos metas ou objetivos e trabalharmos em piloto automático ou deixarmo-nos levar ao sabor da maré nunca saberemos se já chegamos ou se o nosso esforço está a compensar. Começaremos a remar em círculos e sem sair do mesmo sítio.
   1. Como aplicar: Reserva um momento na tua agenda de X em X tempo para estabelecer objetivos e analisar o que foi feito até então. Pergunta-te  “O que eu quero alcançar neste período?”, “Quais passos necessários para isso?”. A periodicidade depende de ti, mas é muito importante que o faças.
   1. Exemplos de ferramentas úteis:
      1. Google Calendar (ou outra agenda que uses) para marcar o momento;
      1. Plataforma colaborativa (como Trello ou Notion) ou uma simples planilha no Excel para delinear os objetivos e os passos para os concretizar.
         
         
2. Centraliza as tuas informações – Quantas vezes perdeste tempo à procura de um documento ou de uma informação? A falta de um sistema centralizado de informações é um dos maiores inimigos da produtividade.
   1. Como aplicar: Utiliza um sistema digital que sincronize os dispositivos e te permita aceder a toda a informação que precisas com pouco cliques.
   1. Exemplos de ferramentas úteis:
      1. Plataformas colaborativas como o Notion;
      1. Clouds, como a Google Drive, OneDrive ou Dropbox.
   1. Dica extra: Usa nomes que sejam intuitivos para ti e que façam sentido na tua cabeça. De nada vale um nome bonito se depois não encontras o que precisas.
      
      
3. Define processos e procedimentos – infelizmente a maioria dos empreendedores não possuem de forma clara os procedimentos do seu negócio. Pensam que, como gerem sozinhos ou com uma equipa pequena, todos já sabem o que fazer e como fazer as coisas. No entanto as coisas nem sempre estão assim tão claras sobre “quem faz o quê” e “como as coisas devem ser feitas”. Ter processos definidos evita trabalho duplicado, erros, desentendimentos, etc. Além disso, quando o negócio quer crescer, com mais clientes e uma equipa maior é fundamental que a base esteja organizada para suportar este crescimento.
   1. Como aplicar: Mapeia as tarefas do teu negócio. Pensa em todas as etapas envolvidas em cada processo e documenta-as. Guarda num local acessível a todos os colaboradores, tu inclusive.
   1. Exemplos de ferramentas úteis:
      1. Clouds
      1. Plataformas Colaborativas (que até permitem introduzir alguns procedimentos na sua implementação)
   1. Dica extra: Coloca cada procedimento num pdf separado e organiza os ficheiros por secções… Ninguém quer procurar uma informação num documento com 200 páginas.
      
      
4. Usa a tecnologia a teu favor – o digital veio para ficar e cada vez mais existem ferramentas incríveis e projetadas para ajudar nas mais diferentes tarefas. Claro que este excesso de opções também dificulta a escolha da mais acertado. Centra-te primeiro no que tu queres que a ferramenta faça: em que tarefas de pode ajudar? Em que passos dos que mapeaste anteriormente dava jeito uma ajuda extra? Quais as tarefas que fazes repetidamente e que gostarias de automatizar? Não procures plataformas só para as ter, escolhe só o que realmente precisas.
   1. Algumas ferramentas:
      1. Trello/Asana/Clickup: Para gerir tarefas e projetos.
      1. Slack/Teams: Para comunicação com a equipa.
      1. Zapier: Para automação de processos entre plataformas.
      1. Canva: Para criação de materiais de marketing de forma intuitiva.
      1. Notion: Para centralizar todas as operações em uma só ferramenta.
         
         
5. Prioriza – aprende a discernir o que deve reter a tua atenção em primeiro lugar.
   1. Como aplicar: Experimenta a Matriz de Eisenhower que divide as tarefas em 4 quadrantes:
      1. urgente e importante – Prioriza,
      1. importante mas não urgente – Agenda,
      1. urgente mas não importante – Agenda ou Delega,
      1. nem urgente nem importante – Delega ou Elimina.
   1. Dica prática: no final do dia, lista as três prioridades absolutas do dia seguinte e bloqueia espaço na tua agenda para te focares nelas. Vê o teu negócio como o teu cliente mais importante… Faltarias a uma reunião com ele? Então porque colocas outras coisas em frente das necessidades dele?
      
      
6. Delega – um dos maiores desafios do empreendedor é querer fazer tudo sozinho. Mas para crescer temos de aprender a confiar no outro…
   1. Como aplicar: começar por ter os teus processos e procedimentos bem definidos. Isto garante que a pessoa que os vai fazer tem por onde se guiar e por onde ver como é que tu queres que as coisas sejam feitas. E depois começar por delegar tarefas que não exijam tanto da tua atenção direta. Se tiveres uma ferramenta de gestão implementada consegues ainda acompanhar à distância como estão a correr as coisas.
      
      

Conclusão

A organização nos negócios não se trata de ter um escritório arrumado ou cumprir sempre os prazos estabelecidos. Trata-se de ter uma estrutura sólida que permita ter segurança no trabalho que desenvolvemos. É ter paz de espírito e possibilidade de crescer e evoluir. Libertar a mente para nos focarmos naquilo que realmente importa.

Por fim quero relembrar que a organização é um processo, como muitos outros. Não temos de fazer tudo de uma vez. Podemos começar com pequenos passos e ir melhorando à medida que o tempo e a experiência nos vão ajudando. Mas temos de dar o primeiro passo se queremos chegar a uma meta de mais produtividade, lucro e, mais importante, tranquilidade.

Cláudia Vieira – Business Organizer